Lo Storico è in assoluto una delle risorse più importanti nel Revenue Management.
Ci sono diversi modi di recuperare uno Storico e l’informatizzazione, in questo, gioca a favore nostro.
Per questa attività è possibile consultare un channel manager/PMS, oppure i dati possono essere recuperati dalle OTA.
I dati minimi da recuperare sono i KPI di vendita, quindi:
- Fatturato
- Prezzo medio
- Notti vendute
- Tasso di occupazione
- Rev PAR
Un lavoro ottimale prevede il recupero di questi ulteriori dati:
- Anticipo di prenotazione (media delle booking window)
- Durata media di soggiorno (media durata delle prenotazioni)
- Distribuzione sui canali di vendita (percentuale di venduto per ogni canale)
- Dati demografici degli ospiti (nazionalità, età)
Ma soffermiamoci a quelle di base per il momento.
Lo Storico delle vendite nel Revenue Management
Per redarre uno Storico delle vendite adeguato i suddetti dati devono essere raccolti con lettura giornaliera.
Da qui passeremo facilmente ad una lettura mensile trimestrale ed annuale secondo le necessità.
Quello che è importante ricordare è che per l’analisi dello Storico le performance di vendita devono assolutamente essere considerate per competenza. Ci tengo a ricordarlo perché questo tipo di analisi è diversa rispetto a quella contabile.
Per fare un esempio una prenotazione che soggiorna due notti in gennaio e due in febbraio incrementerà la performance sia di gennaio che di febbraio per le relative notti effettivamente soggiornate nei due mesi; diversamente dalla lettura contabile dove si considera il momento del pagamento (sarebbe quindi tutta in gennaio se il pagamento fosse stato fatto al check-in).
Se lo strumento consultato fornisce una lettura adeguata allora possiamo procedere, altrimenti dovremmo risalire allo studio nel seguente metodo.
Lo Storico nel Revenue Management: la Lista Prenotazioni
In questa fase è necessaria una lista delle prenotazioni che hanno soggiornato nel passato, più nel indietro andiamo meglio è, ma diciamo che quando abbiamo due anni di Storico, 24 mesi, possiamo ritenerci abbastanza soddisfatti, meno ne abbiamo quindi, e meno fortunati siamo.
Al netto di uno Storico, in caso di una start up ad esempio, il dato da recuperare sarà completamente esogeno, ovvero derivante dalla performance di strutture simili nello stesso territorio. A tal proposito sottolineo, come sempre, le mie raccomandazioni nella scelta dei competitor diretti!
(vedi Articolo “Tariffa di Partenza”, al paragrafo “il Valore Oggettivo dell’Alloggio”)
La lista delle prenotazioni è quindi necessaria per iniziare le analisi della struttura e possiamo scaricarla dai portali come dal Channel manager/PMS, basta che sia in formato “foglio elettronico” e che presenti per ogni prenotazione le seguenti informazioni:
- numero o ID della prenotazione
- nome e cognome
- numero di occupanti
- nome o ID degli appartamenti prenotati
- arrivo
- partenza
- data di prenotazione
- stato della prenotazione (confermata, annullata..)
- canale di provenienza
- importo del pernottamento
- importo degli extra
Ecco l’esempio di una lista prenotazioni in un foglio di calcolo:
Una volta ottenuta la suddetta lista abbiamo il primo vero database che sarà il nucleo fondamentale per le analisi della struttura.
Per ogni prenotazione dovremo calcolare il totale dell’importo prenotazione e dividerlo per il numero delle notti prenotate.
Questo ci permetterà di avere per ogni prenotazione un importo al giorno, quindi il fatturato giornaliero, la prenotazione conterà come notte venduta e da qui potremo calcolare, per ogni giorno dell’anno, tutte le altre KPI di base di cui all’inizio:
- Prezzo medio
- Tasso di occupazione
- Rev PAR
Raggiunto questo modello di analisi è possibile estenderlo dal giorno al mese, semplicemente sommando le notti vendute ed il fatturato delle prenotazioni di competenza del mese (no arrivo, no partenza, ma competenza!). Per poi fare lo stesso su base annua.
Si arriverà quindi ad una visione simile alla seguente
Analisi dello Storico ( KPI vendite / mese, anno):
Nel grafico di esempio si riassume il fatturato per mese e anno
Analisi dello Storico (KPI vendite / giorno):
Nel grafico si riassumono prezzo medio, tasso di occupazione e anticipo di prenotazione dopo la normalizzazione e con finestra scorrevole a 15 giorni (necessarie per una visualizzazione globale di questi tre indici)
Come detto lo Storico è una delle risorse più importanti per il revenue management, il suo approfondimento lo si fa per poter far luce su aspetti più specifici della vendita negli anni precedenti, ma la ricerca dei principali KPI di vendita è una materia essenziale per tantissime attività del Revenue Manager.
